Software Lizenzen: Vergaberechtliche Grundsätze beachten und gleichzeitig IT-Budget entlasten

Gebrauchte Software-Lizenzen haben in den vergangenen Jahren enorm an Attraktivität gewonnen. Behörden können damit ihren Bedarf passgenau decken und sparen im Vergleich zum Neukauf bares Geld. Dies entspricht auch den Vorgaben des Vergaberechts. Denn demzufolge muss die Anschaffung von Software bedarfsgerecht und wirtschaftlich sein. Die folgenden Anwendungsbeispiele zeigen, wie Behörden von Gebrauchtsoftware profitieren können und auf was sie dabei achten sollten.

Behörden sind dazu verpflichtet, bei der Anschaffung von Software wirtschaftlich und bedarfsgerecht vorzugehen – so schreibt es das Vergaberecht vor. Im Hinblick auf diese Grundsätze ist gebrauchte Software besonders attraktiv. Denn zum einen kosten gebrauchte Lizenzen deutlich weniger als neue. In der Regel sparen Behörden hier bei aktuellen Versionen zwischen 20 und 50 Prozent. Zum anderen können sie gebraucht genau die Software-Version kaufen, die sie auch wirklich benötigen. Oft reicht zum Beispiel der Funktionsumfang einer älteren Software-Version völlig aus. Warum also Geld für eine neuere Version ausgeben?

Viele Behörden setzen außerdem Fachanwendungen ein, die längeren Innovationszyklen unterliegen. Nicht selten kommt es dann mit aktuellen Software-Versionen zu Kompatibilitätsproblemen. Microsoft aber verkauft stets nur die aktuelle Version seiner Software. Behörden, die zum Beispiel ein Office 2013 oder 2016 brauchen, müssen folglich ein Office 2019kaufen, um ein Downgrade-Recht zu erwerben. Sie zahlen also den teureren Preis der neuen Version, obwohl sie nur die ältere nutzen möchten. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch unwirtschaftlich.

Viele Behörden profitieren bereits von Gebrauchtsoftware

Mit gebrauchten Software-Lizenzen können Behörden ihren Bedarf dagegen passgenau deckenund dabei auch noch Geld sparen. So ging es zum Beispiel einer Landkreisverwaltung in Baden-Württemberg mit zirka 650 Mitarbeitern, die zusätzliche Microsoft-Office-Lizenzen benötigte. Nach eingehender Prüfung kamen die Verantwortlichen zu dem Schluss, dass sich durch eine neuere Version keine Vorteile ergeben würden. Daher entschieden sie sich für gebrauchte Microsoft Office 2013-Lizenzen. So profitierte die Landkreisverwaltung gleich von einem doppelten Kostenvorteil: Zum einen sparte die Verwaltung, indem sie sich per se für Gebrauchtsoftware entschied. Zum anderen sind Vorgängerversionen deutlich günstiger als aktuelle Versionen – ob neu oder gebraucht. So ergab sich insgesamt eine Ersparnis von zirka 55 Prozent.

Was viele Verantwortliche nicht wissen: Auch aktuelle Versionen sind als gebrauchte Lizenzen erhältlich. Genau das hat sich eine Interessenvertretung auf Bundesebene mit Sitz in Berlin zunutze gemacht. Die Einrichtung mit zirka 500 Mitarbeitern wollte eine bestimmte Server-Landschaft auf dem aktuellen Stand homogenisieren und griff dazu auf Second-Hand-Lizenzen zurück. Damit konnte sie einen Kostenvorteil von 46 Prozent gegenüber einem Neukauf erzielen.

Neben dem Ankauf von Gebrauchtsoftware ist auch der Verkauf von ungenutzten Lizenzen eine gute Möglichkeit, um strapazierte IT-Budgets zu entlasten. Hierbei gilt: Je schneller nicht benötigte Lizenzen verkauft werden, umso höher der Gewinn. Denn der Wert von Software-Versionen mindert sich mit jeder aktualisierten Version des Herstellers. So konnte auch ein Landkreis in Baden-Württemberg mit zirka 950 Mitarbeitern einen beträchtlichen Erlös aus dem Verkauf von diversen Vorgängerversionen – darunter Office- und Serverlizenzen sowie Betriebssystemen – erzielen.

Gebrauchte Lizenzen sind legal

Auch wenn die Vorteile auf der Hand liegen, schrecken manche Behörden dennoch vor gebrauchten Lizenzen zurück, weil sie Regressansprüche der Hersteller befürchten. Diese Angst ist völlig unbegründet. Denn gebrauchte Software ist legal. So besagt der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz des Urheberrechtsgesetzes, dass der Hersteller nach dem erstmaligen rechtmäßigen Verkauf der Software keinen weiteren Einfluss mehr auf deren Besitzverhältnisse nehmen kann und soll. Die Vergabekammer Westfalen hat im März 2016 sogar eindeutig geklärt: Behörden müssen Gebrauchtsoftware bei Ausschreibungen berücksichtigen.

Wer mit einem seriösen, etablierten Händler zusammenarbeitet, ist auf der sicheren Seite. Verantwortliche sollten etwa darauf achten, dass der Händler eine Haftungsfreistellung beim Kauf, eine Versicherung für Vermögensschäden sowie vorgangsbezogene Testate von Wirtschaftsprüfern bietet.Damit übernimmt er die volle Verantwortung für den Software-Transfer und garantiert, dass der Käufer rechtlich einwandfreie Lizenzen erwirbt. Zudem sollten Unternehmen überprüfen, wie lange der Händler schon auf dem Markt agiert und welchen Ruf er hat. Auch Partnerschaften mit Herstellern sind ein Zeichen für die Vertrauenswürdigkeit.

Fazit: IT-Budget entlasten und in wichtige Digitalisierungsprojekte investieren

Gebrauchte Lizenzen bieten Verwaltungen, Behörden und Ämtern viele Vorteile – und helfen zudem, die vergaberechtlichen Grundsätze zu erfüllen. Mit einem seriösen Händler gehen Behörden dabei auch kein Risiko ein. Zudem ist es vor dem Hintergrund der digitalen Transformation sinnvoll, mit Gebrauchtsoftware Kosten zu sparen. Denn Verwaltungen stehen weiterhin vor der Herausforderung ihre Prozesse zu digitalisieren und noch bürgerfreundlicher zu gestalten – dafür benötigen sie Budget-Freiraum. Daher lohnt es sich, durch den An- oder Verkauf von Gebrauchtsoftware das IT-Budget zu entlasten, um stattdessen in wichtige Digitalisierungsprojekte zu investieren.

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