Egal ob Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung oder Warenwirtschaft. Die Dimensionen sind zwar etwas kleiner als in großen Unternehmen oder in Konzernen, dennoch müssen die regelmäßig anstehenden kaufmännischen Aufgaben auch in kleinen Betrieben möglichst effizient bearbeitet werden. Ohne die entsprechende maschinelle Unterstützung ist das kaum möglich. Die ideale Lösung sind in diesem Fall kaufmännische Komplettlösungen, die das anstehende Aufgabenspektrum weitestgehend abdecken. Doch welche Software-Lösungen gibt es am Markt und welche davon ist besonders für die eigenen Anforderungen geeignet? Die Antworten darauf gibt es in diesem Artikel.
Worum handelt es sich bei einer kaufmännischen Software-Lösung?
Unter dem Begriff kaufmännische Lösungen sind all jene Apps zusammengefasst, die in einem Unternehmen bei jenen Aufgaben unterstützen sollen, die im laufenden Betrieb anfallen. Je nach Unternehmensgegenstand können die Anforderungen dafür ganz unterschiedlich ausfallen.
Zu den typischen Tasks, die mit Hilfe einer kaufmännischen Lösung erledigt werden, gehören unter anderem:
- Verwaltung des Lagers inklusive Nachbestellung von Produkten (Waren- und Materialwirtschaft)
- Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen
- Durchführung der Finanzbuchhaltung
- Abwicklung der Lohn- und Gehaltsverrechnung
Der Trend geht zu Komplett-Lösungen
Manche Unternehmer setzen zum Start auf Einzellösungen. Solange das Lager noch überschaubar ist, wird es beispielsweise mit einer Liste in einer Tabellenkalkulations-Software wie MS Excel verwaltet, Rechnungen werden mit einer Textverarbeitungs-App wie MS Word oder einer eigenen Fakturierungs-Software erstellt und um die Buchhaltung kümmert sich ohnehin der Steuerberater.
Das Problem dabei: Wenn das Geschäft anzieht, wird für die Bearbeitung durch die damit verbundenen inneffizienten Prozesse jede Menge zusätzliche Arbeitszeit erforderlich. Für das Unternehmen bedeutet das in diesem Fall, dass entweder zusätzliches Personal engagiert werden muss oder die bestehende Crew keine Zeit hat, um sich um wichtigere Dinge zu kümmern und das Unternehmen weiter voranzubringen.
Die Prozesse in so einem Wildwuchs an verschiedenen Lösungen lassen sich nur schwer optimieren. Deswegen setzen immer mehr Betriebe gleich zum Start auf kaufmännische Komplett-Lösungen, bei denen die Erledigung der einzelnen Aufgaben ineinandergreift und dadurch wertvolle Arbeitszeit gespart werden kann.
Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass dadurch auch die wichtigsten Unternehmens-Kennzahlen (KPIs) und weitere betriebswirtschaftliche Auswertungen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen und nicht mühsam manuell erstellt werden müssen.
Wie finden Unternehmer die richtige kaufmännische Lösung?
Wer als Unternehmer vor der Aufgabe steht, eine kaufmännische Komplettlösung im Unternehmen einzuführen, sollte bei der Auswahl mehrere Faktoren berücksichtigen. Zudem ist es empfehlenswert, den Markt nicht allein zu sondieren, sondern unterschiedliche Mitarbeiter einzubeziehen, wie beispielsweise den IT-Verantwortlichen im Unternehmen sowie eine oder mehrere Personen, die zukünftig mit der Software arbeiten werden.
An oberster Stelle bei der Auswahl stehen die Faktoren Funktionalität sowie Benutzerfreundlichkeit. Die Komplettlösung muss alle Funktionen abdecken, die im Unternehmen aktuell oder in der geplanten Zukunft anfallen. Zudem sollte die Benutzeroberfläche so gestaltet sein, dass für die Bedienung keine langen Einschulungszeiten erforderlich sind und die Arbeit nahezu intuitiv funktioniert.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Skalierbarkeit der Software. Wenn das Unternehmen wächst, sollte es mit der Komplettlösung möglich sein, mehr Benutzer oder zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Ist im Unternehmen bereits andere Software im Einsatz, sollte die Komplettlösung darüber hinaus eine nahtlose Integration von Daten und Prozessen ermöglichen.
Ein Aspekt, der oftmals bei der Auswahl einer geeigneten kaufmännischen Software-Lösung übersehen wird, ist die Sicherheit. Dabei sollte speziell Augenmerk daraufgelegt werden, dass die Anwendung den Anforderungen der DSGVO entspricht.
Dafür ist es wichtig, dass das System entsprechende Sicherheitsmaßnahmen im Rahmen bei der Verschlüsselung bietet. Das ist insbesondere dann von entscheidender Bedeutung, wenn mit entsprechenden Schnittstellen Daten automatisch an das Finanzamt oder den Steuerberater übermittelt werden. Zudem sollte auch eine Zugriffskontrolle vorhanden sein. Das bedeutet, jeder User im Unternehmen arbeitet mit seinen eigenen Login-Daten.
Selbstverständlich spielen die Kosten bei der Auswahl eine entscheidende Rolle, da gerade bei kleinen Unternehmen das Budget für entsprechende Lösungen zumeist recht knapp bemessen ist. Was dabei jedoch nicht vergessen werden sollte, ist die Qualität des Supports. Denn eine günstige Lösung wird schnell sehr teuer, wenn es im Bedarfsfall Tage bis Wochen dauert, bis bestehende Probleme behoben oder offene Fragen geklärt werden können.
Cloud oder On-Premise?
Mit dieser Frage können oftmals nur IT-Experten etwas anfangen. Im Wesentlichen geht es darum, ob die Software im Rahmen einer Cloud-Lösung auf einem externen Server laufen soll oder als sogenannte On-Premise-Lösung im eigenen Netzwerk des Unternehmens installiert wird. Beide Varianten bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile.
Ein großer Vorteil bei der Cloud-Lösung ist beispielsweise die Flexibilität. Auf die Cloud kann jederzeit und überall zugegriffen werden, wo eine entsprechende Internet-Verbindung vorhanden ist. Das ist vor allem immer dann empfehlenswert, wenn ein Teil der Belegschaft regelmäßig im Home-Office arbeitet.
Darüber hinaus werden vom jeweiligen Betreiber automatische Updates in die Software eingespielt. Damit sind Unternehmer auch immer auf der sicheren Seite, was die rechtlichen Vorgaben betrifft. Denn diese können sich laufend ändern und im hektischen Alltagsgeschäft schnell einmal übersehen werden.
Eine On-Premise-Lösung bietet hingegen den Vorteil, dass die Software in den meisten Fällen wesentlich besser an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann. Zudem liegen die oftmals heiklen Unternehmensdaten auf dem eigenen Server und nicht bei einem Drittanbieter.
Probieren geht über studieren
Dieses bekannte Sprichwort sollte auch bei der Auswahl von kaufmännischen Lösungen für ein Unternehmen berücksichtigt werden.
Nahezu alle renommierten Anbieter geben ihren Kunden die Möglichkeit, ihre unterschiedlichen Software-Lösungen für einen kurzen Zeitraum kostenlos oder zu einem stark vergünstigten Einstiegspreis zu testen.
Diese Möglichkeit sollte unbedingt genutzt werden, um von der jeweiligen Software auch einen praktischen Eindruck zu bekommen. Denn oftmals zeigt sich erst dann, ob die Beschreibungen der Hersteller tatsächlich der Realität entsprechen.
Erfüllt die Software-Lösung bereits im kurzen Praxistest nicht den Erwartungen, sollte unbedingt davon Abstand genommen und noch weitere Lösungen getestet werden.