Daten als lukrative Handelsware: In der digitalen Welt nehmen personenbezogene Daten den Stellenwert eines Zahlungsmittels ein. Denn Unternehmen erleichtern ihren Kunden zwar Bestellprozesse, bieten auf den Verbraucher zugeschnittene Online-Werbung und ermöglichen eine zeitnahe Lieferung der bestellten Waren. Sie erheben jedoch im Gegenzug wertvolle Daten.
Die Daten ihrer Kunden, Geschäftspartner, Dienstleister, Lieferanten und Mitarbeiter speichern kleine wie große Unternehmen auf eigenen oder fremden Servern. Sicherheitslücken bieten Cyberkriminellen und Hackern die Chance, diese Daten zu stehlen und Unternehmen zu erpressen oder die Daten weiterzuverkaufen.
Dabei sind Unternehmen seit 2018 dazu verpflichtet, ihre personenbezogenen Daten umfassend zu schützen. Erheben, verwalten oder versenden mehr als 20 Mitarbeiter eines Betriebes sensible Daten oder enthalten die Daten besonders heikle Informationen, muss ein Betrieb zudem einen Datenschutzbeauftragten beschäftigen.
Doch wie schützen Unternehmen ihre Daten und lohnt sich ein Datenschutzbeauftragter in jedem Fall? Und welche wichtigen Punkte sollten Unternehmen berücksichtigen?
Strafen vermeiden: So schützen Unternehmen ihre Daten
Ein Datenverlust führt zu Sanktionen und einem Imageschaden. Unternehmen einer jeden Größe und Branche sollten deswegen einen Datenschutzbeauftragten bestimmen, der die Erhebung, Verwaltung und Weiterleitung der personenbezogenen Daten überprüft und Datenschutzverstöße verhindert.
Neben internen Datenschutzbeauftragten können Unternehmen auf externe zertifizierte Spezialisten zurückgreifen. Diese beraten und betreuen Betriebe bezüglich der Datensicherheit. Sie analysieren bestehende Datenschutzmaßnahmen, sprechen Empfehlungen aus und kontrollieren zentrale Aspekte wie die sichere Dokumentation der Datenverarbeitungsprozesse.
Die Datenschutzberatung von Frank Münz sowie die anschließende Betreuung umfassen darüber hinaus folgende Aspekte:
- Maßnahmen zur Datensicherheit: Der Datenschutzbeauftragte erarbeitet beispielsweise Zugriffsbeschränkungen für sensible Daten und gewährleistet die Datensicherheit durch verschlüsselte Übertragungswege.
- Schulungen für Mitarbeiter: Der Datenschutzbeauftragte schult die Mitarbeiter eines Unternehmens. So entwickeln diese ein Gefühl für sensible Daten, erlernen den Umgang mit personenbezogenen Informationen und tragen im Unternehmensalltag einen entscheidenden Teil zum Schutz der Daten bei.
- Kontrollmechanismen: Der Datenschutzbeauftragte etabliert feste Mechanismen zur Überprüfung der Datensicherheit.
Dabei profitieren die Unternehmen von der Expertise und Erfahrung der Fachkräfte. Somit erhalten diese einen Wettbewerbsvorteil, indem sie einen verantwortungsbewussten Umgang mit ihren Daten kommunizieren und das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern gewinnen.
Der Umgang mit sensiblen Daten: 5 hilfreiche Tipps für Unternehmen
Trotz gesetzlicher Vorgaben schützen einige Unternehmen in Deutschland ihre Daten unzureichend. So werden immer wieder Fälle publik, in denen Betriebe ihre Daten an Hacker verlieren und mit saftigen Bußgeldern und einem beschädigten Ansehen belohnt werden. Wir liefern 5 wertvolle Tipps, um die Daten zu schützen!
Tipp 1: sichere Passwörter verwenden
Typische Sicherheitslücken wie schwache Passwörter sind zu vermeiden. Stattdessen schulen Unternehmen ihre Mitarbeiter darin, starke Passwörter, bestehend aus Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen, zu kreieren. Außerdem sollten diese ihre Passwörter in regelmäßigen Abständen wechseln. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Zwei-Faktor-Authentifizierung und einen Passwort-Manager zu nutzen.
Tipp 2: Sicherheit auf mobilen Geräten gewährleisten
Mitarbeiter greifen heutzutage orts- und zeitunabhängig auf Firmendaten zu. Dies geschieht in der Regel über mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets. Doch Vorsicht: Nutzen die Angestellten ihr privates Handy und verfügen über keinen sicheren Schutz oder verwenden ein ungeschütztes öffentliches Netz, können Hacker die Daten einfach und bequem stehlen.
Start-ups, KMU und Konzerne sollten deswegen veranlassen, dass ausschließlich genehmigte Geräte verwendet werden. Außerdem sollten diese über Sicherheitskontrollen wie eine Multi-Faktor-Authentifizierung und ein VPNverfügen. Im Falle eines Gerätediebstahls sollten die Mitarbeiter den Verlust obendrein umgehend melden.
Tipp 3: Datenschutzrichtlinien aufstellen und transparent kommunizieren
Wer die Datenschutzrichtlinien klar über die Website kommuniziert, offenbart die Online-Datenerhebungspraktiken und schafft Vertrauen. Hier sollten Firmen angeben, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden und ob diese gespeichert werden. Hinterlegen diese ferner ihre Kontaktdaten, können Kunden das Unternehmen bei Bedarf kontaktieren, um weitere Informationen über den Datenschutz einzuholen.
Tipp 4: Daten überprüfen
Die sogenannten “Dark Data” sind Daten, die nicht verwendet werden. Diese sollten Unternehmen löschen. Denn in Bezug auf Daten gilt: Cyberkriminelle können nur die Daten erbeuten, die Betriebe speichern. Aus diesem Grund sollten Unternehmen stets überprüfen, welche personenbezogenen Daten eliminiert werden können. In diesem Zusammenhang erweist sich ein detailliertes Löschkonzept als hilfreich.
Tipp 5: das System aktualisieren
Unternehmen sollten ihre Patch-Management-Systeme regelmäßig aktualisieren. So lassen sich bestehende Sicherheitslücken beheben, bevor sich Cyberkriminelle Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten verschaffen. Weiterhin ist es ratsam, Penetration-Tests durchzuführen.
Das Fazit – den Datenschutz ernstnehmen
Die Glaubwürdigkeit stärken: Unternehmen, die den Schutz der sensiblen Daten ernstnehmen, wirken glaubwürdig und vertrauenswürdig. Sie optimieren ihr Image und überzeugen Kunden und Geschäftspartner. Um den Datenschutz zu gewährleisten, bestimmen Unternehmen in der Regel einen Datenschutzbeauftragten. Neben internen Datenschutzbeauftragten können Unternehmen auch zertifizierte externe Beauftragte buchen.
Darüber hinaus sollten Unternehmen einer jeden Größe und Branche wichtige Sicherheitstipps berücksichtigen. So sollten Mitarbeiter zum Beispiel ausschließlich mit genehmigten, geschützten Geräten auf Firmeninformationen zugreifen. Auch sichere Passwörter und Mitarbeiterschulungen reduzieren das Gefahrenpotenzial.
Leoni ist seit 2018 beruflich als Spezialistin für Online-Marketing und Kundensupport tätig. Sie arbeitete dabei in verschiedenen Agenturen und setzt selbst Webprojekte für Kunden im E-Commerce um.
