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Ein Archiv, auf das man online zugreifen kann, ist ein virtueller Datenraum oder auch „Virtual Data Room“ genannt. Er enthält sensible Daten, die jederzeit und von überall auf der Welt eingesehen und bearbeitet werden können, sofern eine stabile Internetverbindung vorhanden ist. Wofür virtuelle Datenräume genau genutzt werden und welche Funktionen sie dabei haben sollten, klären wir im folgenden Artikel.

Was genau ist ein virtueller Datenraum?

Im Prinzip ist ein virtueller Datenraum eine Art Cloud, in der Unternehmen digital ihre streng vertraulichen Dateien speichern, bearbeiten und versenden können. Zwar gibt es immer noch jede Menge physische Datenräume, allerdings nimmt die Nutzung der virtuellen Variante immer mehr zu, woran nicht zuletzt globale Wirtschaftsmärkte und die Digitalisierung diverser Prozesse maßgeblich beteiligt sind. Unternehmen werden in diesem Rahmen immer mehr gefordert, ihre Papierdokumente in digitale Form zu bringen. In diesem Zuge kommt man an einem virtuellen Datenraum heutzutage gar nicht mehr vorbei, wovon gerade die Unternehmen profitieren, die international agieren.

Voraussetzung für einen Data Room

Um effizient arbeiten zu können, muss ein Provider in der Lage sein, dem Unternehmen Hochleistungsserver zur Verfügung zu stellen und damit eine Ausfallsicherheit zu garantieren. Es muss sichergestellt sein, dass die Transaktion der Daten sicher, schnell und zu jeder Zeit möglich ist. Außerdem muss dem Kunden eine Cloud-Anwendung zur Verfügung stehen, die über jeden Browser und jedes Endgerät nutzbar sowie sicher und einfach zu bedienen ist. Anfallende Kosten diesbezüglich müssen ebenso zu jeder Zeit transparent sein. Zudem ist ein schneller 24/7-Support unabdingbar.

Wofür werden virtuelle Datenräume gebraucht?

Folgende Anwendungsszenarien sind typisch für die Nutzung virtueller Datenräume:

Mergers & Acquisitions

Geht es beispielsweise um den Verkauf eines Unternehmens, können virtuelle Datenräume eine äußerst große Erleichterung darstellen. Denn in dem Fall fordert diese Situation sowohl Verkäufer, als auch Käufer in höchstem Maß. Die Prozesse zwischen ersten Prüfungen und dem tatsächlichen Kaufabschluss sind sehr komplex; diverse Fristen erzeugen zusätzlichen Druck. Einzelne virtuelle Ordner, mit unterschiedlichen Rechten zum Lesen, Bearbeiten oder gar Löschen, erleichtert das gemeinsame Vorhaben enorm. Da das Ganze virtuell stattfindet, sind nur ganz bestimmte Inhalte abrufbar und auch ist das Verlassen des Datenraums nicht ohne gegenseitiges Einverständnis möglich. Die Datenraum Anbieter von dataroomX stellen hierzu weitere Informationen bereit.

Dokumentation bei Immobilien

Projektmanager großer Immobilienfirmen verwalten im Rahmen virtueller Datenräume wichtige Unterlagen, wie Baupläne, Teilungserklärungen und weitere Dokumente bezüglich diverser Immobilien und Projekte. Verschiedene Akteure können, je nach Berechtigung, während aktueller Verhandlungen stets aktualisierte Schriftstücke abrufen. So stehen jedem Berechtigten immer die zentralen Informationen zur Verfügung, die nach Abschluss eines Projekts im digitalen Archiv gespeichert bleiben.

Kommunikation im Vorstand

Im Rahmen der Digitalisierung werden ganze Unternehmen zunehmend ortsunabhängig geführt. Demnach benötigen Führungskräfte einen sicheren Ort für die Kommunikation innerhalb der Geschäftsleitung bzw. auf Vorstandsebene. Solche Räume müssen ein äußerst hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten gewährleisten, um Geschäftsberichte, Bilanzen, Diskussionspapiere zur PR-Arbeit und weitere wichtige Dokumente dort zu speichern. Jederzeit können so auch externe Personen, z. B. Berater oder Aufsichtsräte, hinzugezogen werden, um zu unterstützen.

Welche Funktionen sollte ein der Datenraum haben?

Zwar ähneln sich die Konzepte unterschiedlicher Datenräume, allerdings hält jeder Provider verschiedene Funktionen für verschiedene Datenräume parat. Außerdem haben auch die Nutzer verschiedene Erwartungen und Bedürfnisse. Trotzdem gibt es bestimmte Kernfunktionen, die bei keinem virtuellen Datenraum fehlen dürfen.

• Das Hochladen, Speichern und Verwalten der Daten muss reibungslos, leicht und sicher sein.

• Dabei muss die intuitive Handhabung im Vordergrund stehen, denn dann fällt das Nutzererlebnis positiv aus, was sich ebenso positiv auf den Erfolg diverser Verhandlungen auswirken kann.

• Ist es anstrengend für Unternehmen, Daten hochzuladen, zu speichern und zu verwalten, kann das den Projektfluss verlangsamen und sogar behindern.

Fazit

Wir befinden uns mitten im Zeitalter der Digitalisierung und genau aus diesem Grund werden virtuelle Datenräume immer wichtiger bzw. sind eigentlich schon zeitgemäß. Sensible Daten werden darin in verschiedenen Ordnern vertraulich gespeichert. Wer eine Zugriffsberechtigung hat, kann diese Daten lesen, bearbeiten oder sogar löschen.