Projektify

Mit einem papierlosen Büro lassen sich Workflows verbessern sowie Kosten nachweislich einsparen. Insbesondere in Zeiten des mobilen Arbeitens gewinnt die Digitalisierung zunehmend an Bedeutung. 

Wir gehen in unserem heutigen Artikel auf die Vorteile eines papierlosen Büros ein und verraten, wie die Umsetzung perfekt gelingt.

Was ist ein papierloses Büro?

Bei einem papierlosen Büro gilt es, sämtliche von Papier abhängigen Dokumente zu digitalisieren. Die Arbeit mit Papier erweist sich als nur wenig effizient und auch der Kostenfaktor fällt an dieser Stelle stark ins Gewicht. Aktuell machen sich aber nur rund 18 Prozent der Unternehmen ein papierloses Büro zunutze. Schließlich liegt der jährliche Papierverbrauch in Deutschland bei 244 Kilogramm pro Person. 

Wenn Unterlagen sowie Post-its digitalisiert werden können, erhalten die Mitarbeiter einen besseren Überblick und schonen zudem auch wertvolle Ressourcen.

Alle Arten von Dokumenten lassen sich digitalisieren

Speziell Lieferscheine, Rechnungen sowie Verträge lassen sich in einem papierlosen Büro besser auffinden. Selbst die Zeiterfassung lässt sich digital abbilden. Die digitale Zeiterfassung mit papershift.com bietet hier zum Beispiel praktische Möglichkeiten, die sich für jeden Mitarbeiter individuell nutzen lassen. Auch die Sicherung relevanter Daten kann durch die Umwandlung in die digitale Form deutlich verbessert werden. 

Somit können Workflows optimiert sowie die Produktivität des Unternehmens erhöht werden. Mithilfe einer passenden Cloud-Variante lässt sich eine übersichtliche Struktur schaffen und Dokumente können sicher abgelegt werden.

Welche Vorteile bietet ein papierloses Büro? 

Ein papierloses Büro bietet dem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Wie Firmen von der Digitalisierung profitieren können, möchten wir im Folgenden näher erläutern.

Nachweisliche Kosteneinsparungen 

Ein papierloses Büro geht mit einer erheblichen Kostensenkung einher. So lassen sich vor allem Druckkosten nachweislich senken. Da die einzelnen Dokumente in einer Cloud abgelegt werden, können zudem auch die Ausgaben für Aktenschränke und ähnliche Utensilien eingespart werden. Weiterhin kann die übrige Stellfläche für andere Dinge genutzt werden. 

Die Unterlagen werden sicher an einem Ort aufbewahrt, sodass mögliche Datenwiederherstellungskosten entfallen.

Straffung von Prozessen 

Durch die fortschreitende Digitalisierung werden Workflows automatisiert. Dies dient einem besseren Zeitmanagement und steigert die Produktivität innerhalb des Unternehmens. Die Zusammenarbeit mit Teamkollegen wird dank praktischer Tools, beispielsweise Slack, ebenfalls gefördert. Wichtige Verträge sowie andere Dokumente lassen sich mit einem Klick freigeben. Mithilfe einer nützlichen Suchfunktion sind überdies sämtliche Unterlagen direkt auffindbar. 

Zuletzt spielt natürlich auch das Thema Nachhaltigkeit bei einem papierlosen Büro eine wichtige Rolle. So werden wertvolle Ressourcen gespart, sodass die Digitalisierung auch der Umwelt zugutekommt.

Das papierlose Büro Schritt für Schritt umsetzen 

Damit die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranschreiten kann, ist die richtige Umsetzung wichtig. Hierbei sollten folgende Steps beachtet werden: 

• Analyse des Ist-Zustands  
• Definition des Soll-Zustands
• Schritte für die Umsetzung einleiten
• Abschließende Kontrollen sowie die Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen

Für die Umsetzung erweisen sich praktische Tools als besonders nützlich. Diese Werkzeuge unterstützen eine flexible Kommunikation sowie ein produktives Arbeiten in den Unternehmen. In Zeiten von Home-Office ist auch eine ortsunabhängige Abrufbarkeit aller Unterlagen unverzichtbar. 

Wir haben die einzelnen Umsetzungsschritte im Folgenden kompakt zusammengefasst.

Eliminierung von Ineffizienzen

Zunächst sollten mithilfe einer Bestandsaufnahme sämtliche ineffizienten Prozesse ermittelt werden. Diese schmälern die Wertschöpfung des Unternehmens und beeinträchtigen die Workflows. Der Fokus sollte zunächst auf klassischen Geschäftsbereichen wie dem HR, der Buchhaltung sowie dem Marketing liegen. Anschließend können einzelne Prozesse abgeleitet und etwa die Rechnungserstellung in der Buchhaltung analysiert werden. Durch die Analyse einzelner Teilprozesse lassen sich Ineffizienzen optimal aufdecken und beheben.

Überprüfung der digitalen Workflows

Um die Digitalisierung der Workflows bestmöglich beurteilen zu können, muss natürlich auch eine anschließende Messung erfolgen. Hier sollten vor allem die einzelnen Arbeitsprozesse, die Produktivität sowie die Mitarbeiterzufriedenheit analysiert werden. Weiterhin ist zu prüfen, ob die Etablierung digitaler Workflows auch in der Praxis problemlos funktioniert. Schließlich sollte die Verarbeitung der digitalen Dokumente sowohl zeitnah als auch einfach erfolgen. 

Abschließend lässt sich feststellen, inwiefern die Arbeitsstunden und Überstunden gesenkt werden können. Auch die erzielten Kosteneinsparungen sollten in die Analyse einbezogen werden. Nur so lässt sich der Nutzen des papierlosen Büros auch in Zahlen messen.

Nutzung moderner Cloud-Lösungen

Mit einer modernen Cloud-Lösung können die Mitarbeiter an jedem Ort auf einzelne Unterlagen zugreifen. Dieser Aspekt spielt vor allem im Home-Office eine wichtige Rolle. Durch die DSGVO-konforme Sicherung aller Dokumente wird ein flexibles Arbeiten ermöglicht. Gleichzeitig werden innerbetriebliche Prozesse gestrafft und die Produktivität nachweislich erhöht.

Einheitliche Benennung digitaler Unterlagen 

Natürlich ist auch in einem papierlosen Büro die notwendige Übersichtlichkeit wichtig. Damit keine lange Recherche erfolgen muss, sollten die einzelnen Dokumente nach einem festgelegten Schema benannt werden. Hier ist es wichtig, von Anbeginn ein passendes System zu erarbeiten. Ferner darf auch die passende Ordnerstruktur keinesfalls fehlen. Somit können die Mitarbeiter schnell auf relevante Informationen zugreifen sowie verschiedene Dokumente in Unterordnern ablegen. Auch hier ist es wichtig, dass der Zugriff von jedem Ort aus ermöglicht wird.

Fazit: Von einem papierlosen Büro können alle Seiten profitieren 

Die Digitalisierung schreitet kontinuierlich voran, sodass mit einem papierlosen Büro ein wichtiger Grundstein gelegt wird. Ein papierloses Büro senkt nicht nur die Kosten, sondern kommt auch der Mitarbeiterzufriedenheit zugute. Allerdings sollte die Umsetzung sehr sorgfältig erfolgen, sodass am Ende alle Seiten profitieren.